出張手配の手間と費用を削減：次世代クラウド出張手配・管理サービス「AI Travel」
課題
出張に行く際は従業員が自分で出張申請や交通手段・ホテルなどの手配を行う企業が多いです。しかし、出張申請のための書類は多く、旅費規約に沿った宿泊施設や移動手段を調べるには時間も手間もかかってしまいます。
また総務や経理担当者にとって、出張者からの書類を確認し毎回出張の内容と金額をデータ化するのは大変な作業です。さらに立替清算も手間がかかり効率的ではありません。
解決方法
株式会社AIトラベルは次世代クラウド出張手配・管理サービス「AI Travel」をリリースしました。「AI Travel」には以下の3つの特徴があります。
- 交通手段やホテルの予約・生産の手間を削減
- 過去の出張履歴をデータ化
- 宿泊費が適正かどうかをチェック
検索条件にマッチした交通手段や宿泊先の最安値が表示されるため、簡単操作で１人または２人以上の出張手配が行えます。交通手段や宿泊先の検索は国内・海外両方に対応しており、様々な予約サイトとパッケージプランから選択できるのが特徴です。
これにより、従来は地図ソフト、宿泊施設検索、交通手段検索と別々に操作を行なっていたものが、AI TravelのAIにまかせることで適切な価格で適切なプランが提案され、まるで秘書に手配してもらっているような体験ができるようになりました。
また、出張する人だけでなく、会社の経理担当にもメリットがあります。過去の出張データは保存されるので、誰がいつ・どこへ宿泊したかを簡単に把握できます。宿泊費も履歴情報として表示できるので、宿泊先情報と比較して予算を超過していなかチェックできます。宿泊費が適正であるかどうかも確認できるのもメリットの１つです。
どうなったか
出張者の出張手配も、経理担当者による出張費のチェックも「AI Travel」を活用すると従来よりも簡単に行えるため、出張にかかる業務負担を減らせます。
株式会社AIトラベルの調査によると、１件の出張を手配するのに従業員は約２時間もの時間を要しています。「AI Travel」を使うと出張の手配から承認申請や経費の精算までがスムーズに行えるため、大幅に時間が削減できます。
過去に出張した際の交通手段や宿泊先のデータは見える化でき、部署ごと・社員ごとに分析が可能なので、社員自身が出張費を抑えようと意識できます。
まとめ
「AI Travel」は従業員が10名以下の会社から1万以上の大企業まで導入しているサービスです。出張業務の効率化だけでなく過去の出張にかかる費用を見直せるため、出張にかかるコスト削減が実現できる大きなメリットがあります。
「AI Travel」は、パソコン・スマホ・タブレットから利用でき、各種会計ソフトとの連携もできるので出張者・経理担当者双方の業務効率化が実現するでしょう。
参考資料
（Marvin編集部）
