AIが店舗運営をサポート:店長の代わりに従業員のシフトを自動作成「beepシフト」

課題

店舗運営の戦力となってくれるアルバイトやパートのシフト調整・管理は、店長の重要な業務のひとつです。しかし、多くの従業員のシフト希望を聞き、シフト表に反映する作業は手間も時間もかかってしまいます。

さらに、病気や用事などで予定していたシフトを休んでしまう従業員が出た場合、代わりの人員を探さなければならないため、店長には大きな負荷がかかります。

解決方法

beepnow systems株式会社は店長の代わりにシフトを自動作成するツール「beepシフト」をリリースしました。「beepシフト」は店舗で働く従業員のシフトを、AIを活用して自動で調整するツールです。

「beepシフト」では、従業員が自分のスマートフォンにインストールしたアプリから希望のシフトを提出できます。希望シフトの入力も簡単で、各日付の開始時刻と終了時刻を設定するだけです。

従業員が提出した希望シフトはシフト表に反映され、シフト提出締切日になると事前に設定した必要人員情報に基づいて自動的にシフトを作成します。例えば、キッチン・ホールにそれぞれ何人必要かを設定しておくと、従業員が設定人数分割り振られます。

必要人数が集まっていない時間帯があれば、その時間帯前後に勤務する人に対して「延長要請」が送れます。また、休み希望を提出している人に対しても「出勤要請」が送れます。プッシュ通知による「延長要請」や「出勤要請」が承認されると欠員のないシフト表が完成します。

それでもシフト表が埋まらない場合、予め他店舗でも働きたいと登録している従業員に対しても「出勤要請」を行えます。また、システム上でシフト調整が完了しなかった場合は、手動でも調整できます。

さらに、従業員に休みたい日が生じた場合は従業員同士で「シフト交代申請」が行えます。シフト調整が完了した日は「調整完了」と表示され、従業員にも通知されるので、目で見て分かりやすいのが「beepシフト」の特徴です。

「beepシフト」は自動シフト作成によって店長や従業員のシフト調整業務が容易になるだけではなく、AIが店舗運営をサポートします。例えば、人員配置状況や客数、店の混雑具合を毎日記録しデータから見出した相関関係を店長に報告します。そして、店長はAIからの提案を参考にし、人員配置や従業員の教育計画を立てられます。

どうなったか

「beepシフト」を導入すると、今まで多くの時間を割いていたシフト作成業務が簡単に行えるので、店長の業務負荷が大幅に削減します。さらに、従来の手作業によるシフト調整では難しかった他店舗の従業員へのヘルプ要請もシステム上で簡単に行えるため、地域で協力して店舗運営が行えます。

また、従来ではシフトが決定した後に従業員が休みたい旨を店長に報告するのは気が引ける人も多くいましたが、「beepシフト」では従業員同士でシフト交代をお願いできるため、従業員が気軽に交代できるメリットがあります。店長も代わりの人員を必死に探す手間が省けます。

まとめ

「beepシフト」は単に従業員のシフトを自動調整するだけでなく、毎日の店舗データから適切な提案も行います。そのため店長は、シフト調整や運営計画など日々の業務に悩まされる時間が大幅に減少し、余裕をもって店舗運営を行えるようになるでしょう。

参考資料

【働き方改革】店長の代わりに自動でシフト作成「beepシフト」を公開。AIによるデータ分析で店舗運営をサポート